Incorporar proveedores: la documentación por enlace o WhatsApp

Cuando un propietario de licencia nuevo, o un conductor, va a trabajar con tu central, necesitas sus papeles: el permiso de circulación, la ficha técnica, el seguro, la licencia y la tarjeta de transporte. Con Incorporaciones le mandas un enlace por WhatsApp, él sube los documentos desde el móvil y tú los revisas en el panel. Te avisamos cuando estén todos.

Lista de incorporaciones

Antes de empezar: qué documentos pides

En el menú, Ajustes → Incorporación. Aquí decides qué se le pide a cada persona que se incorpora y qué lee al abrir su enlace.

Ajustes de incorporación

• Textos de la página: la bienvenida y el aviso de privacidad. Si los dejas vacíos, salen unos estándar con el nombre de tu central y los plazos de conservación.

• Responsable: la persona de tu equipo que recibe los avisos, además de quien abra cada expediente. Vacío, avisa a todo el equipo.

• Documentos que pides, en el orden en que se piden. Cada uno tiene una clave (no cambia nunca), un nombre y una ayuda que lee la persona, y dos interruptores: Obligatorio (hace falta para dar el expediente por completo) y Se pide. Con Añadir documento sumas otro; si quitas uno que ya tiene archivos recibidos, se queda en la lista con Se pide apagado.

• Página para proveedores: un título y un texto para quien quiera trabajar con tu central (condiciones, ventajas, cómo empezar). Admite Markdown y se publica en tu dominio, en la dirección /proveedores. Si lo dejas vacío, la página no existe.

Al activar el módulo vienen los cinco habituales de una central de taxi: permiso de circulación, ficha técnica, seguro, licencia y tarjeta de transporte.

Abrir una incorporación

En el menú, Incorporaciones → Nueva incorporación.

Formulario de una incorporación nueva

• Nombre (obligatorio): de la persona que se incorpora.

• Teléfono: el móvil al que le mandarás el enlace por WhatsApp.

• Correo electrónico y Notas (solo las ve tu equipo).

• Propietario de licencia: si ya existe. Si no, lo creas cuando tengas la documentación.

Pulsa Crear y llegas a la ficha del expediente, donde está el enlace.

Mandar el enlace

Ficha de una incorporación: datos, enlace y documentos

En la ficha tienes dos botones:

• Enviar por WhatsApp abre tu WhatsApp con el mensaje ya escrito, con el enlace y el nombre de tu central, para el móvil que pusiste. Si tu central tiene el asistente de WhatsApp, el mensaje añade su número y el código del expediente, que empieza por INC-.

• Copiar enlace te lo deja en el portapapeles, por si prefieres mandarlo por otro medio.

El enlace dura 30 días. En Más → Renovar enlace generas uno nuevo y el anterior deja de funcionar al momento, igual que su código para WhatsApp. Cualquiera que tenga el enlace puede subir documentos a ese expediente: compártelo solo con la persona que se incorpora.

Lo que ve la persona

Abre el enlace en el móvil, sin cuenta ni contraseña, y ve una página con tu logo: la bienvenida, la lista de documentos que le pides, con su ayuda, y en cada uno un botón para elegir la foto o el PDF y Enviar (hasta 10 MB cada archivo). Puede volver al mismo enlace cuando quiera para seguir, y ve en qué estado está cada documento. Si tu central tiene el asistente de WhatsApp, la página le ofrece también mandarlos por WhatsApp con el código del expediente. Al pie, el aviso de privacidad y cómo contactar contigo.

La página del enlace en el móvil

Revisar lo que llega

Con cada documento que sube, tu campana te avisa. Cuando están todos los obligatorios, el expediente pasa a Documentación recibida y el responsable y quien abrió el expediente reciben, además, un correo con el enlace a la ficha (sin adjuntos: los documentos se descargan desde el panel, con tu sesión).

En la ficha, pestaña Documentos:

La pestaña Documentos de un expediente

• Descargar el archivo.

• Aceptar, si está bien.

• Rechazar, con un motivo: la persona lo lee en su página («Súbelo de nuevo») y puede volver a subirlo. El expediente vuelve a Pendiente de documentos hasta que llegue el nuevo.

Un documento aceptado ya no se puede sustituir desde el enlace.

Dar de alta y cerrar

Con la documentación revisada, Dar de alta crea el propietario de licencia con los datos del expediente: nombre, correo de acceso, correo y teléfono, que puedes corregir antes de guardar, y el CIF si lo tienes. El botón sale mientras el expediente no tiene propietario.

• Si el correo de acceso no tiene cuenta, le llega una contraseña por correo para entrar en su panel. Si lo dejas vacío, el propietario se crea sin acceso al panel.

• Si ese correo ya tiene una cuenta, tienes que marcar Dar acceso a la cuenta que ya existe. Compruébalo antes con la persona: con esa casilla, esa cuenta entra también en el panel de este propietario.

El expediente queda enlazado a su propietario. Su vehículo y su conductor los añades desde la ficha del propietario, como siempre: Propietarios de licencia: alta, cambios y baja, Vehículos: alta, equipamiento y baja y Conductores: alta, cambios y baja.

Cuando no falte nada, Más → Cerrar expediente: el enlace deja de admitir documentos.

Si hace falta algo más, Volver a abrir reabre el expediente y, si el enlace había caducado, lo renueva.

Cuánto tiempo se guardan los documentos

Son datos personales, así que no se quedan para siempre:

• Un expediente cerrado conserva sus documentos 90 días y después se borra con ellos.

• Un expediente abandonado (el enlace caducó y no ha llegado nada) se borra 180 días después del último envío.

Estos plazos son los que lee la persona en el aviso de privacidad estándar. Si escribes tu propio aviso, cuéntale lo mismo.

Si algo falla

• La persona dice que el enlace no funciona. Ha caducado o el expediente está cerrado: en la ficha, Renovar enlace o Volver a abrir, y vuelve a mandárselo.

• No le deja subir un archivo. Solo valen fotos (JPG, PNG, WebP o HEIC) o PDF, de hasta 10 MB. Que haga una foto más pequeña o lo comprima.

• No te llega el aviso. Comprueba el Responsable en Ajustes → Incorporación y mira la campana: los avisos por documento solo salen ahí; el correo llega cuando el expediente está completo.

• Quieres recibir los documentos directamente en un chat de WhatsApp, sin que la persona abra el enlace: tu central puede tener un asistente automático en su propio número, que pide los documentos de uno en uno. Cómo prepararlo: Preparar tu cuenta de WhatsApp Business para las incorporaciones.

• El botón Dar de alta no sale. El expediente ya tiene propietario: lo verás enlazado en la ficha.